Regolamento per la segnalazione di illeciti e irregolarità – whistleblowing
Con l’approvazione del Consiglio dei ministri del nuovo decreto legislativo 10 marzo 2023 n. 24 (d’ora in poi anche “decreto”, che recepisce la Direttiva UE 2019/1937, in tema di strumenti giuridici contro la corruzione e le irregolarità del lavoro, sono state introdotte una serie di modifiche al cosiddetto istituto del “whistleblowing”, vale a dire un sistema di regolamentazione volto a favorire la segnalazione di illeciti da parte dei dipendenti appartenenti ad amministrazioni sia pubbliche che private.
Il presente Regolamento è quindi finalizzato a dare attuazione al sopra richiamato decreto legislativo ed è volto a disciplinare il processo di gestione delle segnalazioni.
Per quanto non espressamente richiamato nel presente Regolamento si fa riferimento a quanto previsto dal decreto legislativo n. 24/2023, qui da intendersi espressamente riportato e trascritto.
Con il termine “whistleblowing” si definisce, quindi, la denuncia di condotte illecite e irregolarità all’interno dell’azienda di cui un soggetto viene a conoscenza o sia testimone diretto.
Ovviamente va tenuto in considerazione che il whistleblowing si riferisce a violazioni di una legge o regolamento, alla minaccia di un interesse pubblico come in caso di corruzione e frode e/o a gravi e specifiche situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza pubblica e va distinto da una qualunque “lamentela”, la quale è invece di solito legata ad una questione di interesse personale.
Destinatari del presente Regolamento sono:
- gli amministratori e i componenti degli organi sociali;
- i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti, i partners, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i consulenti, i collaboratori nello svolgimento della propria attività lavorativa che siano in possesso di Informazioni su violazioni come definite nel presente Regolamento.
- le persone fisiche e giuridiche, non ricomprese nelle precedenti categorie, ma ai quali si applicano le misure di protezione previste dal Regolamento.
Quanto previsto nel presente documento si applica anche alle Segnalazioni anonime, purché adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Regolamento.
Possono formare oggetto di Segnalazione: le informazioni sulle violazioni (compresi i fondati sospetti) commesse nell’ambito dell’organizzazione dell’ente con cui la Persona Segnalante intrattiene uno dei rapporti giuridici indicati dal decreto, quali lavoratori diretti, indiretti, fornitori, clienti, ecc. riguardanti:
- illeciti amministrativi, contabili, civili e/o penali;
- condotte illecite rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/01;
- violazioni del Modello 231, del Codice Etico e della Carta dei Valori o di altre Procedure o Regolamenti
aziendali; - illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno.
Sono invece escluse dall’ambito di applicazione del Regolamento, così come previsto dal decreto, le Segnalazioni inerenti a:
- contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;
- violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea; violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, co. 2, lett. b), del d.lgs. n. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione
del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di
procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonché in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonché di repressione delle condotte antisindacali; - le attività di competenza del Funzionario alla Sicurezza relative alla trattazione e gestione delle informazioni classificate ex DPCM 6 novembre 2015 n. 5 (“Disposizioni per la tutela amministrativa del segreto di Stato e delle informazioni classificate e a diffusione esclusiva”) e successive modifiche.
Tutte le segnalazioni usufruiscono della garanzia della riservatezza del Segnalante.
Le segnalazioni, gestite dal canale e con le modalità di cui agli artt. 4 e ss. del d. lgs. 24/2023 possono essere effettuate attraverso l’utilizzo del seguente Link: https://consiliacfosrl.whistlelink.com/, uno strumento semplice e di immediato utilizzo da qualsiasi tipologia di device (PC, tablet, smartphone), sviluppato nel rispetto normativo adottando le massime misure di sicurezza richieste dal Garante per la privacy, dalle linee guida ANAC e dalla normativa applicabile, consentendo in tal modo la riservatezza e l’anonimato del Segnalante, dei dati e dei documenti in ogni fase del flusso. In alternativa il Segnalante potrà utilizzare la posta ordinaria, da inviarsi all’indirizzo della sede legale della società, ovvero potrà chiedere un incontro diretto con il Gestore della segnalazione.
Nei casi previsti dal decreto, il segnalante potrà utilizzare il canale esterno presso l’Anac (segnalazioni esterne) ovvero la divulgazione pubblica tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone, nonché la denuncia alle competenti autorità. Come richiede la normativa la segnalazione deve essere il più possibile circostanziata e fornire il maggior numero di elementi, a conoscenza del denunciante, utili per procedere alle dovute verifiche e controlli, anche ai fini dell’individuazione degli autori della presunta condotta illecita. All’interno del Link, il Segnalante può allegare documenti e monitorare la propria segnalazione mediante un “codice” attribuito alla fine del processo di inserimento. Si raccomanda comunque di seguire attentamente le istruzioni a video. Saranno da ritenersi segnalazioni non rilevanti quelle che si dovessero rivelare volutamente futili, false o infondate, con contenuto puramente diffamatorio o comunque aventi ad oggetto informazioni deliberatamente errate e/o fuorvianti, al solo scopo di danneggiare la CONSILIA, il Segnalato o altri soggetti interessati dalla segnalazione, così come le segnalazioni aventi natura discriminatoria, in quanto riferite ad orientamenti sessuali, religiosi e politici o all’origine razziale/etnica del Segnalato. In tali casi la CONSILIA si riserva di attuare adeguate azioni, anche mediante l’adozione di idonee sanzioni disciplinari, nei confronti del Segnalante, ferma restando la eventuali responsabilità penali e/o civili dello stesso. Per la presa in carico delle segnalazioni CONSILIA ha appositamente costituito un’unità interna (d’ora in poi anche Gestore), composta da personale espressamente autorizzato e debitamente formato, in modo da garantire una gestione efficace della segnalazione, sempre nel rispetto dell’obbligo di riservatezza previsto dalla normativa e, comunque, nel pieno rispetto da quanto previsto dal richiamato decreto legislativo n. 24/2023. Entro 7 giorni dalla ricezione della segnalazione il Segnalante riceverà l’avviso di avvenuta ricezione della segnalazione, volto esclusivamente al Segnalante dell’avvenuta corretta ricezione della segnalazione stessa. Il Comitato/Gestore provvederà a verificare i requisiti di procedibilità ed ammissibilità della segnalazione ed entro 3 mesi provvederà a dare definitivo riscontro al Segnalante.
Roma, Consilia CFO SRL
